Handbok för strategisk kommunal vattenplanering – i korthet

Ladda ned som pdf: Handboken i korthet

Hur ska kortversionen användas?

Denna kortversion sammanfattar Handbok för strategisk kommunal vattenplanering. Målgrupp för handboken är tjänstepersoner eller beslutsfattare vid kommuner, men även andra aktörer kan dra nytta av de erfarenheter som sammanfattas i handboken. Handboken innehåller ett antal bilagor som inte beskrivs i detta sammandrag men som återfinns på www.vattenplanering.se eller på www.richwaters.se under publikationer.

Om handboken

Handboken är ett verktyg för kommuner som vill komma igång med eller utveckla sitt vattenarbete. Handboken ger förslag på en arbetsmodell som baserar sig på kommunala erfarenheter. Arbetsmodellen beskrivs ur ett processperspektiv med exempel på vad som är viktigt att tänka på i arbetets olika faser. Arbetssätt och inriktning behöver däremot anpassas till varje kommuns förutsättningar och handboken är tänkt som inspiration för att skapa en egen modell i den skala som passar den enskilda kommunen. Handboken kan också användas som stöd om ni till exempel ska ta fram en vattenplan. Särskilda avsnitt finns i handboken för de kommuner som saknar styrdokument för vatten, är utan vattensamordnare, samt saknar fungerande rutiner för att kunna säga att man har något sammanhållet ”vattenarbete”.

Handboken har tagits fram inom projektet LIFE IP Rich Waters genom Länsstyrelsen i Stockholm och är en produkt av samverkan mellan bland annat länsstyrelserna, kommuner, konsulter, vattenvårdsförbund och andra aktörer.

Om strategisk vattenplanering

När du tänker på vattenarbetet i din kommun – ser du en tydlig målsättning med ert vattenarbete? Har ni en effektiv organisation? Värnar ni om, och utvecklar vattnets olika värden; ekologiska, sociala och ekonomiska? Att ni kan nyttja vattnets potential utan att göra avkall på de krav som lagen ställer?

De flesta kommuner börjar inte på noll. Många har tagit fram styrande och stödjande dokument för vattenarbetet, bland annat kommunala vattenplaner som anger mål och riktning för vattenarbetet. Andra arbetar med lokala åtgärdsprogram som ger mer detaljerad analys i ett avgränsat område. Ett tredje exempel är dokument som beskriver hur VA-frågorna styrs eller hanteras internt. Flera kommuner ingår i nätverk eller samarbeten kring olika vattenfrågor genom mellankommunala sammanslutningar, vattenvårdsförbund eller liknande.

Strategisk vattenplanering handlar om att balansera olika intressen och krav, och att få planeringen att fungera nu och på längre sikt. Det handlar om att skapa ett sammanhållet arbetssätt för kommunens vattenfrågor och beslutsunderlag för skydd, utveckling och nyttjande av kommunens vatten nu och i framtiden. Det handlar om en effektivare styrning mot ett gemensamt mål.

Genom en plan för kommunens vattenarbete skapas bättre förutsättningar för att använda resurser mer effektivt. Varje kommun behöver hitta sitt ”varför”.

Vattenarbetet ska inte ses som enbart en kostnad. En framgångsrik vattenplanering grundar sig inte heller enbart på lagkrav, exempelvis att följa miljökvalitetsnormerna för vatten, utan drivkraften är oftast en kombination av olika frågor. Insikten om olika åtgärders verkliga värde och kringeffekter är nyckeln till ett framgångsrikt miljöarbete.

Handboken ska vara ett stöd att strukturera ett komplext arbete. Sammanfattningsvis kan vi säga att vattenplaneringen bör visa hur arbetet ska bedrivas inom kommunen, på kort sikt och på lång sikt, och att ett målinriktat och avvägt vattenarbete sparar både tid och pengar för organisationen och ger bättre effekt i miljön.

En strategisk vattenplanering är proaktiv istället för reaktiv.

Nyckelfrågor för en framgångsrik vattenplanering
1. Skapa samsyn mellan kommunens ambitioner och lagkrav.
2. Bygg en robust och bred intern organisation med tydlig beslutsordning och ansvarsfördelning.
3. Bygg en gemensam kunskapsbas kring problembild och åtgärdsbehov.
4. Prioritera åtgärder metodiskt och säkerställ finansiering och genomförande genom samarbete internt och samverkan externt.
5. Följ upp och utvärdera vattenarbetet, såväl det organisatoriska som det praktiska, för fortsatt utveckling och effektivisering.

Steg 1 – Motivera – att hitta argument

Kommunalt vattenarbete är komplext. Det finns ofta ett stort förbättringsbehov för att kunna följa miljökvalitetsnormerna för vatten. Kommunen har dessutom många olika roller och ett brett ansvar för vattenfrågorna. Vattenfrågorna ska samtidigt balanseras med andra kommunala intressen, och man ska uppfylla lagkrav, tolka vägledningar och ha resurser (och kunskapen) att göra jobbet.

Varje kommun behöver hitta sina argument över fördelar och vinster med att utveckla och driva på vattenarbetet. En framgångsrik vattenplanering grundar sig inte enbart på krav att följa miljökvalitetsnormerna för vatten, även om det är ett grundläggande och viktigt argument. Med en politisk vilja och samsyn kan en effektiv vattenplanering spara både tid och pengar för organisationen samtidigt som arbetet ger positiv effekt för miljön. I detta kapitel finns argument som olika kommuner använt för att internt motivera att vattenarbetet utvecklas mot tydligare mål och högre effektivitet.

Tre viktiga punkter
Hitta ert ”varför” – varför är vattenfrågorna viktiga och vilka vinster finns det utveckla vattenarbetet?
Hitta vem som behöver motiveras för att ”komma vidare”? Beslutsfattare, intern organisation?
Skapa samsyn mellan egna ambitioner och lagkrav, mellan politiker och tjänstepersoner.

I handboken finns många exempel på argument som har använts av kommuner för att utveckla sitt vattenarbete:

• Effektivare arbetssätt.
• Lagkrav.
• Multifunktionalitet och förstärkta ekosystemtjänster.
• Säkra framtidens vatten.
• Stärkta möjligheter till rekreation och livskvalitet.
• Bättre resultat i kommunranking.

Steg 2 – Organisera – att fördela ansvar och uppdrag

En viktig faktor för att lyckas med vattenarbetet i en kommun är att etablera en robust förvaltningsövergripande organisation där varje aktörs ansvar fastställs, särskilt eftersom vattenfrågan ofta spänner över flera förvaltningar.

Ansvar och mandat bör förankras i den politiska organisationen. Om ni är överens om vem som ansvarar för vilka frågor och i vilket skede, besparar ni er många diskussioner i ett senare skede när operativa åtgärder ska genomföras.

I det här kapitlet hittar du stöd för att organisera vattenarbetet inom kommunen och med externa parter utifrån olika exempel på hur andra kommuner gjort.

Flera kommuner berättar om konsekvenser av en bristande intern organisation:

• Arbetet pausas eller tar mycket längre tid eftersom de inte kommer överens. 
• Olika förvaltningar driver frågor som direkt motverkar varandras syfte och mål.
• Olika förvaltningar upphandlar likvärdiga beställningar från olika konsulter.

I handboken finns exempel från olika kommuners interna organisation och förslag på organisationsstruktur.

Samarbete med aktörer utanför kommunen

Det blir alltmer viktigt med gemensam planering och riskhantering ur ett avrinningsområdesperspektiv, särskilt för att nå upp till Vattendirektivets krav. Vattnet följer som bekant inte heller några administrativa gränser. För många kommuner räcker dock varken resurser eller kompetens för att täcka upp för alla olika vattenrelaterade krav och behov. Mellankommunalt samarbete kan därför bli ett måste. Det finns många vinster med gemensam planering, delad tjänst för vattensamordnare eller projektledare, delad finansiering och gemensam prioritering för att maximera effekterna av de åtgärder som genomförs. Stäm vid behov av med din länsstyrelse för att se om det finns bidrag eller annan hjälp att finansiera en sådan delad tjänst, till exempel LOVA-medel.

Tre viktiga punkter
Skapa en robust intern organisation med bred representation från olika delar av kommunen.
Besluta om ansvar och mandat för berörda.
Samverka med externa för ökad kunskap och mer resurseffektiva insatser, exempelvis gemensam planering, delade tjänster, finansiering, prioritering och genomförande av åtgärder.

Steg 3 – Kartlägga – att identifiera och analysera

I den här fasen inhämtas olika typer av underlag och information.

Kunskapsunderlag behövs för att skapa en god bild över tillståndet i miljön och analysera vilka utmaningar kommunen står inför. Kartläggningen ger också svar på vilka förutsättningar kommunen har för utveckling av vattenarbetet. Utifrån resultatet bedöms sedan vilka insatser som är mest prioriterade och som ger bäst valuta för insatsen.

Resultatet från kartläggningen kan även användas i ett senare skede som underlag vid genomförande av åtgärder eller i upphandling av tjänster. Därför är det viktigt att i planeringsfasen även fundera över hur resultatet ska lagras och förvaltas. Det kan också finnas anledning att återkomma till detta steg för att komplettera lägesbilden eller om syftet med själva vattenplaneringsprocessen förändras.

I handboken finns exempel på en modell för att strukturera kunskapsinsamlingen, förkortad DPSIR (från engelskans Driving forces, Pressures, State, Impact, Response).

Tre viktiga punkter
Bygg en gemensam kunskapsbas kring problembild och åtgärdsbehov.
Fundera över vilket underlag som är nödvändiga och tillräckliga för att kunna fatta beslut om fortsatt arbete.
Tänk på hur resultatet från insamlingen ska förvaras och förvaltas. Det kommer med största sannolikhet att vara användbart i andra uppdrag och projekt.

Steg 4 – Prioritera

Det kan hävdas att detta steg egentligen är det första i en process eftersom det handlar om beslut kring vad som ska göras. I det här sammanhanget menas att prioritering sker efter identifiering av vilka som ska vara med i besluten och efter insamling av tillräckligt med underlag för beslut. Vårt förslag till vattenplaneringsprocess är iterativ så det går självklart att hoppa in i vilket steg som helst och ta vid.

En annan sak som bör nämnas är att det förstås inte krävs verktyg för att prioritera (vilket ges exempel på i handboken). Verktygen kan dock vara ett bra stöd för att strukturera och sortera bland frågor. Som vi sett många gånger så finns det sällan ekonomiska eller personella resurser för att genomföra samtliga åtgärdsförslag. Dessutom finns det olika tidskrav att förhålla sig till. År 2027 ska de flesta av våra vatten uppnå god vattenstatus enligt vattendirektivet och samtidigt kan vi förvänta oss effekter på samhälle och miljö i ett förändrat klimat.

Kommunen behöver prioritera mellan insatserna, ibland tillsammans med andra aktörer inom avrinningsområdet. Genom att strukturera vattenarbetet, inklusive prioriteringsdiskussionerna, ökar möjligheterna att genomföra rätt åtgärder på rätt plats, och det blir enklare att motivera valet av åtgärder inom organisationen och med externa aktörer. I detta kapitel ges exempel på kommunala erfarenheter och på metoder/verktyg för att värdera och prioritera frågor.

Tre viktiga punkter
Hitta metoder som passar ert mål. Behovet av åtgärder överskrider ofta budget och därför behöver insatserna prioriteras.
Använd underlaget från kunskapsinsamlingen för att fatta välgrundade beslut.
Involvera berörda aktörer och fundera på åtgärdens effekt från ett avrinningsområdesperspektiv. Kanske finns det åtgärdsförslag längre uppströms som ger mer effekt än en åtgärd nedströms?

Steg 5 – Genomföra

När kommunen prioriterat bland insatserna är det tid att genomföra dem. Det kan vara olika svårt att gå från ord till handling, men gott förarbete ger bättre förutsättningar att lyckas.

Vi delar in åtgärderna i tre kategorier: administrativa, förberedande och fysiska åtgärder.

Handboken fokuserar på det strukturella kring planeringsprocessen och därför finns inga egentliga exempel på genomförda åtgärder beskrivna. Goda exempel och lärdomar från genomförandet finns på www.richwaters.se samt på www.vattenplanering.se

Tre viktiga punkter
Genomförandearbetet är en process i sig. Dokumentera för att utveckla arbetssätt och för att främja erfarenhetsutbyte.
Säkerställ genomförande och finansiering genom planering och samordning internt, och samverkan och samarbete externt.
Kommunicera och förankra planering och resultat med berörda internt och externt.

Steg 6 – Följa upp

Hur vet vi att våra insatser tar oss närmare målet? Hur vet vi att vi genomför rätt åtgärd på rätt plats? Hur vet vi om vi har effektiva arbetssätt?

Uppföljning och utvärdering är värdefullt för att utveckla arbetsrutiner, effektivisera resursanvändningen, undvika fallgropar genom erfarenhetsåterföring, styra mot mål och skapa bra underlag till verksamhetsplaneringen.

Genom regelbunden uppföljning stämmer vi av så att rätt insatser prioriteras utifrån både kortsiktiga och långsiktiga behov, och vi kan använda resultatet för att styra morgondagens arbetsinsatser.

Skillnader mellan uppföljning och utvärdering

Många gånger används begreppen uppföljning och utvärdering synonymt men de avser två olika saker. Uppföljning mäter vad som faktiskt har hänt och svarar på frågan ”hur gick det?”. Utvärdering värderar resultatet och svarar på frågan ”varför blev det så här”. Utvärderingen är också framåtsyftande och svarar på frågan ”hur kan kommunen förbättra vattenarbetet/vad kan vi som kommun/enhet/grupp göra bättre?”.

Sociala och ekonomiska effekter av miljöprojekt

Många gånger används begreppen uppföljning och utvärdering synonymt men de avser två olika saker. Uppföljning mäter vad som faktiskt har hänt och svarar på frågan ”hur gick det?”. Utvärdering värderar resultatet och svarar på frågan ”varför blev det så här”. Utvärderingen är också framåtsyftande och svarar på frågan ”hur kan kommunen förbättra vattenarbetet/vad kan vi som kommun/enhet/grupp göra bättre?”.

Lägg lite tid på att fundera över vad ni vill ha ut av er uppföljning eller utvärdering och hur ofta ni behöver följa upp. Det är lätt hänt att direkt gå på frågeformulering utan att fundera på vad ni ska använda svaren till. Ta stöd av interna rutiner och nyckeltal.

Tre viktiga punkter
Följ upp och utvärdera vattenarbetet, såväl det organisatoriska som det praktiska, för att se så att ni styr mot ert mål och att ni har ett effektivt arbetssätt.
Bestäm vad som ska följas upp och utvärderas, när det behöver göras och vad resultatet ska användas till.
Kommunicera och förankra resultatet från uppföljningen och utvärderingen med berörda.