Den 21 oktober var det dags för det fjärde digitala samtalet i vår serie om vattenplanering. Den här gången var temat projektplanering och projektledning. Towe Holmborn, Sollentuna kommun, Maria Azzopardi, Stockholms stad och Sonja Råberg, Länsstyrelsen Stockholm resonerade tillsammans med Jenny Enberg, Länsstyrelsen Stockholm kring frågor om projektdirektiv, referensgrupper och vikten av en god planering.
Projekt eller uppdrag?
Projekt eller uppdrag, ja det är något som kan diskuteras. En definition av begreppet projekt är att: Ett projekt är ett tidsbegränsat uppdrag som ligger utanför den ordinarie linjeverksamheten. Ett projekt har ett mål, tidplan och en särskild arbetsgrupp med projektledare. Ofta hanteras uppdrag också som projekt eftersom även uppdrag kräver sin planering för att ta sig från idé till resultat.
– Projektplaneringens syfte är att skapa förutsättningar för en effektiv styrning mot ett mål. Det spelar egentligen ingen roll vilken typ av projekt man har eller om det är stort eller litet, det finns bara fördelar med att göra en planering, säger Jenny Enberg.
Det finns också många olika typer av projekt. Maria Azzopardi från Stockholms stad resonerar kring de uppdrag som hon fått. Hon har bland annat tagit fram flera handlingsplaner för stadens räkning och då har det kommit konkreta budgetuppdrag från politiken.
– Ja, då har det handlat om några få meningar i en budget och utifrån det har min projektgrupp och jag format ett projekt. Det fanns ingen särskild mall för handlingsplansprojekt, utan det har varit fritt att utforma vad som behöver ingå. Bland annat har vi alltid valt att göra en förstudie för att få en uppfattning kring vad vi ska inkludera i handlingsplanen, men också vad som inte ska vara med.
Hur ett projekt startar kan variera; antingen får man en beställning och ett uppdrag, eller så är det egen idé som genererar ett projekt. Både i Stockholms stad och i Sollentuna kommun är det vanligast att det är tjänstepersoner från de olika förvaltningarna som identifierar befintliga behov till politikerna, som sedan fattar beslut.
– Det är ofta tjänstepersonerna som har helhetssynen och kan identifiera behov och föreslå insatser. Men det upp till politikerna att landa i det och ge tillbaka uppdraget, säger Towe Holmborn.
För länsstyrelsen är det lite annorlunda eftersom de får många av sina uppdrag från nationella myndigheter.
I Sonja Råbergs arbetsvardag kommer många uppdrag som Sonja menar skulle ha en fördel att designas som projekt istället.
– Jag brukar ofta tänka att ”varför är inte detta ett riktigt projekt”. Man kan ju se ansökan som en projektplan, men det saknas en formaliserad styrgrupp, en tydlig referensgrupp och en arbetsgrupp som har tid. Jag skulle gärna se att fler uppdrag görs om till riktiga projekt och på så sätt blir mer formaliserade. Det skulle göra det mer lättjobbat, säger Sonja Råberg.
Maria Azzopardi berättar att de ibland skapar projekt även av små uppdrag. Trots att de kanske bara är två kollegor så jobbar de i projektform med en förenklad projektplan vilket, enligt Maria, skapar tydligare ramar.
Hur viktigt är egentligen ett projektdirektiv?
I ett projektarbete finns flera verktyg som kan hjälpa projektet genom hela processen. Under det digitala samtalet var alla överens om att ett välarbetat projektdirektiv kan vara oerhört viktigt för att lyckas i ett projekt. Ett projektdirektiv fungerar som en beställning från till exempel politiken till utföraren (projektgruppen), även om det ofta skrivs fram av projektgruppen. Projektdirektivet ska stötta projektledaren samtidigt som det ska skapa en tydlighet gentemot beställaren. Direktivet beskriver överenskommelsen om uppdraget. Towe Holmborn tipsar om att lägga mycket tid på förarbetet innan projektdirektivet skrivs.
– Det är så viktigt för att hamna rätt direkt och slippa sidospår. Jag brukar prata med de som berörs av projektet: Vad behöver vi? Vilka problem behöver vi lösa? På så sätt får vi en tydlig koll på läget och kan fånga upp det redan i projektdirektivet.
Direktivet användas också för att precisera projektets avgränsningar. Sonja Råberg lyfter fram detta som en positiv aspekt.
– I ett projekt kan det finnas många starka viljor och arbetet riskerar lätt att dra iväg åt olika håll. Tack vare vårt direktiv visste vi från början vilka avgränsningar och ramar vi hade beslutat om och vi kunde sätta stopp för utsvävningar.
Ett projektdirektiv och utförarens svar på direktivet, en projektplan, ska fungera som stöd och inte vara en börda. Jenny Enberg uppmanar alla att låna mallar av varandra (om man inte har egna i organisationen) och att välja ut de verktyg, eller delar av verktyg, som passar just det aktuella projektet.
– Det kan låta som att man ska skapa en massa omfattande dokument, men så behöver det inte vara. Tar man fram ett projektdirektiv kan man sedan använda innehållet till den mer detaljerade projektplanen.
Förankra tidigt vilka resurser som behövs
När man arbetar med projekt kan det ibland hända att personer som ska vara med i arbetsgruppen inte känner att de har tid för arbetet och att ”de får göra det på sidan om”. För att undvika en sådan situation är det viktigt att tidigt ha förankrat vilka resurser som behövs och fått ett beslut på det från berörda chefer.
– Sen handlar det också om att få folk att inse sitt eget ansvar och att de har nyckelroll i arbetet. Man får inte heller glömma bort att bidra till att de tycker att det är roligt att jobba i just ditt projekt, tipsar Towe Holmborn.
Sonja Råberg lyfter betydelsen av att ha en liten projektgrupp, något som skapar en större ansvarskänsla.
– Har man dessutom tidsatt med antal timmar för varje medarbetare från början och delat upp ansvaret för alla moment inom gruppen och förankrat det med alla berörda, då blir det lättare att arbeta.
Förutsättningar som plötsligt förändras
Under ett projekts gång kan förutsättningarna plötsligt ändras. Det kan handla om att man inte kan leverera samma resultat som var tänkt, eller att det blir mer kostsamt eller tar längre tid än planerat. Allt detta kan göra att man som projektledare kan tveka inför att fortsätta projektet. Får man säga stopp?
– Jag tycker att man ska vara tydlig inför styrgruppen kring vilka konsekvenserna blir av de förändrade förutsättningarna. Det är viktigt att kommunicera vad förändringarna innebär i praktiken, till exempel hur slutleveransen påverkas, säger Towe Holmborn.
– Handlar det till exempel om att det blir en ny tidplan så gäller det att förankra det med styrgruppen. Handlar det om mindre justeringar i tidsplanen tycker jag att det är ok att bara köra på i arbetsgruppen, men pratar vi om en helt ny deadline då behövs absolut förankring och beslut, säger Maria Azzopardi.
Jenny Enberg delar med sig av ett generellt tips: om att verkligheten alltid kommer utmana projektplanen och hur man hanterar det kan stjälpa eller hjälpa projektet.
– Det behövs en bra riskanalys i början av projektet, och en regelbunden avstämning mot tidplanen och projektets mål. En annan viktig faktor är uppföljning och utvärdering: Hur gjorde vi förra gången? Kan vi titta på hur andra projekt har gjort?
Towes tips:
När det gäller tekniska hjälpmedel för en projektledare är min favorit projektplaneringsverktyget Antura som Sollentuna kommun använder. Där kan man planera resurser, göra uppföljning bland annat. Det är både användarvänligt och lätt att justera. Antura underlättar verkligen mitt arbete.
När det gäller administrativa verktyg ser jag planeringen med projektdirektivet och -planen som så oerhört viktiga. Jag kan inte understryka det nog, om grunden inte är bra så riskerar resultatet att bli dåligt.
Marias tips:
Idag har vi en bra mall för vår tids- och aktivitetsplan vilket underlättar mycket. Ett annat tips som jag vill lyfta fram är referensgruppen. De är en viktig pusselbit i ett projektarbete.
Sonjas tips:
Tänk över förvaltningen av projektets resultat och tydliggör vilket som är nästa steg.
Det kan ofta vara så att flera personer sitter med i många styrgrupper, och har därför inte tid eller så starkt mandat. Så tänk över styrgruppen ordentligt!
Satsa på att skapa en engagerad projektgrupp där ansvarsfördelningen är tydlig. Ett tips är också att se till att de som ingår i din arbetsgrupp har olika kompetenser – då blir arbetet mer kraftfullt och effektivt.
Rich Waters tips:
I Handbok för strategisk kommunal vattenplanering finns två bilagor som stöd i projektarbete: Bilaga 5 a och 5 B som är mallar för projektplan och projektdirektiv. De finns att ladda ned på www.richwaters.se och www.vattenplanering.se
Om de kommande digitala samtalen
Lunchmötet var det fjärde i en serie digitala samtal om vattenplanering under 2021. Genom samtalsserien vill Jenny Enberg, projektledare på länsstyrelsen i Stockholm, erbjuda en informell mötesplats för att utbyta erfarenheter och sprida kunskap om kommunal vattenplanering. Under hösten är följande samtal inplanerade:
- 11 november – Mellankommunal samverkan (OBS! Detta flyttas eventuellt till ett annat datum)
- 9 december – Hydromorfologi – hårt jobb
