Lärdomar från arbete med att ta fram en dagvattenplan

Läs Enköping kommuns ”Dagvattenplan Principer för ett långsiktigt hållbart dagvattenarbete” på kommunens webbplats

Sammanfattning

Under 2019 till 2022 har Enköpings kommun arbetat med att ta fram en dagvattenplan. Arbetet med att ta fram en dagvattenplan har inneburit starten på ett långsiktigt och strukturerat arbete för en hållbar dagvattenhantering i kommunen.

Dagvattenhantering och beredskap för hantering av stora regnmängder har blivit en knäckfråga för många kommuner. Klimatförändringar och ökade krav från myndigheter medför högre krav på kunskap, åtgärder och handling. Enköpings kommun har identifierat ett behov av en tydlig strategi som pekar ut riktningen med arbete med dagvattenfrågor och har därför beslutat att ta fram en dagvattenplan. Denna utvärderingsrapport beskriver hur arbetet med att ta fram en dagvattenplan, utifrån handboken för kommunal strategisk vattenplanering, har gått till.

Kommunen upphandlade en extern konsult, som skulle hjälpa en förvaltningsövergripande arbetsgrupp, att arbeta fram en dagvattenplan. Utgångspunkten för idén om att nyttja en konsult som projektledare var att låta en ”oberoende” facilitator, utan relationer och ansvar inom den kommunala organisationen, lotsa arbetet framåt. Arbetet med att formulera dagvattenplanen har genomförts i en cyklisk process med projektmöten i workshopsformat. Mellan de gemensamma mötena har deltagarna förväntats ta frågor och arbetsuppgifter vidare för att förankra och/eller fördjupa dem i dialog med sin avdelning/arbetsgrupp.

Av de tjänstemän på kommunen som varit med och tagit fram planen, upplever merparten att dagvattenplanen kommer vara ett bra stöd för fortsatt arbete med vattenfrågor och att planen kommer att bidra till uppsatta hållbarhetsmål samt renare vatten. Vidare anser merparten att arbetet varit kunskapshöjande och att det varit mycket värdefullt att tid avsatts för att tjänstemännen ska kunna arbeta med planen som en del av sina ordinarie arbetsuppgifter. Det har också varit positivt att arbeta med en extern ”oberoende” konsult och eftersom arbetet delvis bedrivits i en förvaltningsövergripande arbetsgrupp har man fått större förståelse för kollegors arbetsuppgifter och utmaningar. Arbetet med planen har resulterat i att man inom kommunen initierat ytterligare projekt inom ramen för dagvatten, där man ska jobba vidare med att ta fram handlingsplaner för att säkerställa att målen i dagvattenplanen efterföljs. Det arbete som lagts ned under framtagandet av denna dagvattenplan tros bana vägen för kommande projekt, då man tar med sig lärdomar så som tidsperspektiv, intern arbetskultur och nödvändig kommunal administration.

1. Inledning

Dagvattenhantering och beredskap för hantering av stora regnmängder har blivit en knäckfråga för många kommuner. Klimatförändringar och ökade krav från myndigheter medför högre krav på kunskap, åtgärder och handling. I detta arbete har kommunen identifierat ett behov av en tydlig strategi som pekar ut riktningen med arbete med dagvattenfrågor.

Arbete med att ta fram en dagvattenplan har genomförts med stöd av LIFE IP Rich Waters och är en del i Enköpings kommuns pågående arbete med vattenplanering. Dagvattenplanen innebär starten på ett långsiktigt och strukturerat arbete för en hållbar dagvattenhantering i kommunen och ska därför utgöra ett stöddokument i det fortsatta arbetet. Efter att dagvattenplanen antagits återstår kommunens arbete med att inleda det långsiktiga arbetet med att följa och implementera de strategier som formuleras däri. Mot bakgrund av det antagna styrdokumentet kan kommunen nu planera de kommande årens verksamhet och fatta beslut i linje med strategierna. Uppföljning och utvärdering av detta arbete kan ske först om några år. Utvärderingen som beskrivs i denna rapport kan därför ses som ett första steg i arbetet med att följa kommunens ambitiösa arbete med vattenfrågor.

1.1 Syfte

Syftet med dagvattenplanen är att:

• Utveckla stadens dagvattenhantering i en mer hållbar riktning. Fokus ligger på vattenkvalitet samtidigt som vi vill lyfta fram de nyttor som dagvattenhantering kan bidra till och de utmaningar vi står inför i ett förändrat och prognostiserat blötare klimat. 
• Bidra till ökad kunskap om dagvatten hos politiker, tjänstepersoner inom de kommunala förvaltningarna samt hos medborgarna i stort i Enköpings kommun.
• Stärka ett tvärsektoriellt arbetssätt mellan de kommunala förvaltningarna.

1.2 Mål

Arbetet med en dagvattenplan i Enköping är ett av kommunens sätt att bidra till att genomföra vattendirektivet och vattenmyndigheternas åtgärdsprogram för vatten. De effektmål som formulerats avser de långsiktiga effekterna som helhet; att uppnå den biologiska och kemiska status som ska uppnås i kommunens vattenförekomster Enköpingsån, Örsundaån, Lillån och Mälaren.

Uppföljning av effektmål ska ske utifrån idag befintlig övervakning som utvecklas vid behov. Kunskapen om kvalitetsfaktorerna hämtas från VISS (VattenInformationsSystem Sverige).

1.3 Användningsområden för resultaten

Utvärderingens resultat och sammanställning avser att presentera hur arbetet med dagvattenplanen har bedrivits samt de lärdomar som gjorts under processen. Arbete med att strukturera och effektivisera den kommunala dagvattenhanteringen är en viktig samhällsfråga. Förhoppningen är att de lärdomar som gjorts under projektet i Enköpings kommun kan vara till hjälp för andra kommuner och aktörer som står inför ett liknande arbete.

2. Genomförande

Här beskrivs genomförandet av arbetet med att ta fram en dagvattenplan steg för steg – från förberedelse till det att kommunfullmäktige antog plandokumentet, våren 2022.

2.1 Steg 1: Förberedelser

2.1.1 Konsult som oberoende och neutral processledare

För att ta fram en dagvattenplan bestämde kommunen sig tidigt för att upphandla en konsult att vara ansvarig för processen från start till färdig dagvattenplan. Konsulten skulle bidra med processledning men också ha god kunskap dagvattentekniska frågor och kommunal organisation.

Utgångspunkten för idén om att nyttja en konsult som projektledare var att låta en ”oberoende” facilitator, utan relationer och ansvar inom den kommunala organisationen, lotsa arbetet framåt. Konsultens ansvar var den övergripande strukturen och att stötta det interna arbetet i kommunen så att dagvattenplanen kunde färdigställas med önskad kvalitet vid rätt tidpunkt.

Genom en upphandlingsprocess enligt LOU, där förfrågningsunderlaget omfattade en genomförandebeskrivning och uppskattat pris, inkom två anbud. Efter att konsultföretagen utvärderats skrevs i augusti 2020 ett avtal med WSP Sverige AB.

För en lyckad arbetsprocess krävs ett nära samarbete mellan konsulten och kommunens styrgrupp. För att tidigt formulera en gemensam och uttalad plattform inleddes arbetet med ett startmöte. Vid startmötet samlades nyckelpersoner från beställarorganisationen och konsultföretaget för att diskutera bakgrund, mål och syfte med projektet samt för att formulera gemensamma förväntningar på resultatet. Även risker och möjligheter diskuterades. Under mötet formulerades även projektets organisation, kommunikation, tidplan milstolpar och andra praktiska ramar för det gemensamma arbetet skulle fungera.

2.1.2 Organisation – deltagande och engagemang

Den bärande idén för arbetet med dagvattenplanen var att genomföra det genom ett förvaltningsövergripande samarbete där samtliga berörda kommunala professioner/kompetenser skulle delta. Följande avdelningar inom den kommunala organisationen deltog:

• Plan (Johan Axnér, Anders Lindholm, Tobias Viberg)
• Exploatering (John Nevrlý)
• Bygglov (Nima Sanai och Christina Gortcheva)
• Miljö (Anna Oldermark)
• VA-huvudmannen (Louise Boiesen, Sophie Verma, Marika Hanson)
• Park och gata (Patrik Wallin, David Bennitz)

En uttrycklig önskan vid uppdragsstart var att de deltagande avdelningarna skulle representeras av tjänstepersoner som i någon mån arbetar med dagvattenfrågor och har mandat att representera sin avdelning. De medverkande projektdeltagarna skulle delta på arbetsmöten och bidra med erfarenheter och kunskap till underlag för gemensamma överenskommelser. Deltagandet hade förankrats via förvaltnings – och avdelningschefer som avsatta resurser för medarbetarnas deltagande.

Då dagvattenfrågor under de senaste åren aktualiserats till och från, i olika grad på olika förvaltningar, var det oundvikligt att vissa tjänstepersoner hade mer erfarenhet och förförståelse av frågeställningarna än andra. Genom tydliga genomgångar och kortare föreläsningar under arbetets gång var målet att utjämna denna obalans.

Under hela arbetets gång och mellan varje workshop har konsultens organisation haft kontakt med kommunens projektledning bestående av:

• Johan Axner (Vattenstrateg)
• Louise Boiesen (VA-strateg)
• Marika Hanson (bitr. VA-chef)
• Anna Hallberg (Chef planavdelningen)

Det har också funnits en styrgrupp för framtagande av dagvattenplan. Styrgruppen har bestått av berörda förvaltningschefer Gunilla Fröman (Förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen), Magnus Holmberg Muhr (Chef Miljö- och byggnadsförvaltningen) och Magnus Åsman (tf. Chef Kommunledningsförvaltningen).

2.1.3 Handbok för strategisk vattenplanering

Den handbok för strategisk kommunal vattenplanering som Länsstyrelsen i Stockholm (LIFE IP Rich Waters) tagit fram har utgjort stöd i planeringen av arbetet.

Handbok för strategisk kommunal vattenplanering

Denna handbok skulle enligt uppdraget användas som en del av arbetet med framtagandet av dagvattenplanen. När konsulten lämnade anbud till Enköpings kommun för genomförandet av uppdraget hade konsulten en egen grundidé om hur arbetet skulle bedrivas. Som en del av det förberedande arbetet gick konsulten igenom handboken för att hämta stöd och inspiration till uppbyggnaden av worskhops. Efter att ha läst igenom handboken kunde konsulten konstatera att handboken tog upp de delar som även konsulten identifierat som kritiska för att Enköpings kommun skulle kunna komma vidare med sitt arbete kring dagvatten. Det steg i handboken som konsulten ansåg bäst stämma överens med denna del av arbetet var: Steg 2 Organisera, att fördela ansvar och uppdrag (se Figur 1).

Efter den initiala genomgången av handboken gjorde konsulten följande noteringar kring handbokens kapitel inom ramen för konsultens uppdrag:

• Kapitel 1 – Motivera

Denna del av arbetet har Enköpings kommun redan genomfört då de tagit initiativ till att ta fram en dagvattenplan.

• Kapitel 2 – Organisera

Denna del av handboken berör i stor utsträckning det arbete konsulten ska göra tillsammans med Enköpings kommun. Enköpings kommun har följt handbokens förslag och skapat en styrgrupp för uppdraget samt även satt samman den grupp av tjänstepersoner som ska arbeta med att ta fram dagvattenplanen. Samordnare för arbetet från Enköpings kommuns sida är kommunens vattensamordnare (befintlig tjänst). Arbetet kring organisering berör enbart intern samordning. Frågor om extern samverkan har inte berörts i projekt.

• Kapitel 3 – Kartlägga

Denna del av handboken beskriver det arbete konsulten valt att kalla ”Aktivitetsplan”, där konsulten tillsammans med Enköpings kommun påbörjat arbetet med att ta fram en lista på vilka underlag som kan behövas för att uppnå de mål som angivits i planen för dagvatten och för att gemensamt sätta ramarna för nulägesbilden.

• Kapitel 4 – Prioritera

Denna del av handboken är också påbörjad i och med aktivitetsplanen, där konsulten föreslagit att de aktiviteter som listats i aktivitetsplanen även ska få en prioriteringsordning. Enköpings kommun står själva för prioritering utifrån faktorer som budget, resurser, tid etc.

• Kapitel 5 – Genomföra

Detta arbete genomförs efter att konsultens arbete genomförts. 

• Kapitel 6 – Följa upp

Detta arbete genomförs efter att konsultens arbete genomförts. 

Konsultens slutliga utvärdering av handboken var att de sex steg som fanns beskrivna i handboken tydligt identifierade de steg som bör genomföras för att komma vidare med sitt vattenarbete. Konsulten ansåg också att bilagan Checklistan identifierade goda frågeställningar som kunde användas för att både identifiera och utvärdera de arbete som kommunerna driver kring vattenplanering.

2.2 Steg 2: Workshops

Arbetet med att formulera dagvattenplanen har genomförts i en cyklisk process med arbetsmöten i workshopsformat. Mellan de gemensamma mötena har deltagarna förväntats ta frågor och arbetsuppgifter vidare för att förankra och/eller fördjupa dem i dialog med sin enhet/arbetsgrupp. Dessa uppgifter har därefter utgjort underlag vid nästkommande workshop.

Projektgruppens representanter har också ansvar för att mellan mötena återkoppla arbetet på sin avdelning. På så sätt var tanken att dagvattenplanen blir förankrad redan under framtagandet. Genom detta arbetssätt har projektgruppens medlemmar kunnat framföra synpunkter från verksamheten tillbaka till projektgruppen och dagvattenplanens formuleringar.

Mellan varje workshop har kommunens styrgrupp och konsulten haft minst ett avstämningsmöte för att diskutera senast genomförda möte och planera för kommande. Genom styrgruppens kunskap om organisationen och dess behov har konsulten getts möjlighet att stämma av idéer, förankra förslag och få stöd i beslut om dagvattenplanen och innehåll i kommande workshop.

2.2.1 Upplägg och struktur för workshops

Samtliga fyra workshops har genomförts som heldagsmöten (kl. 9.00–15.00) med ett pass före lunch och ett pass efter lunch. Då mötena helt eller delvis genomförts digitalt, på grund av Covid-19, har lunch och fikapauser skett enligt schema, men på egen hand.

Varje möte har inletts med en presentationsrunda där alla närvarande presenterar sig och sin närvaro. Därefter beskrivs dagens upplägg och innehåll samt att gemensamma spelregler för dagen formuleras.

2.2.2 Workshops – tema och fokus

I de fyra workshops som ordnades i skulle deltagarna generera, formulera och strukturera idéer om övergripande dagvattenhantering. Utifrån lokala, regionala och nationella ramverk har de idéer som producerats under arbetet diskuterats, organiserats, värderats, omformulerats och grupperats. Workshopdeltagarna har slutligen tillsammans formulerat ett dokument som beskriver de gemensamma slutsatserna kring hur dagvattenarbetet i kommunen ska bedrivas – en dagvattenplan.

Varje möte har haft ett specifikt tema och fokus. Här har kunskap och erfarenheter från projektgruppen inhämtats. Behov, förslag och visioner för kommunens dagvattenhantering har diskuterats i relation till frågeställningen. Efter varje möte har materialet sammanställts av konsulten som lämnar återkoppling vid nästa möte. Varje möte har innehållit en återkopplingsdel, introduktionsdel och workshop i varierande omfattning.

Workshopserien planerades ursprungligen efter ett upplägg där mötena skulle ske på plats och i storgrupp i Enköpings kommun. Inför arbetets start hade covid-19 pandemin medfört restriktioner som innebar att samtliga möten genomförts helt eller delvis digitalt.

Arbetet har utgått från kommunens gällande dagvattenpolicy (som antogs av kommunfullmäktige 2015) samt annat förarbete kommunen genomfört inför denna upphandling. Därefter har processen följt ett upplägg med fyra workshops med syfte att:

• Identifiera kommunens behov och problem när det gäller dagvattenhantering idag
• Hitta former för hur dessa behov ska tillgodoses på bästa sätt
• Tydliggöra kommunens ansvarsstruktur i arbetet med dagvattenfrågor
• Formulera en plan för dagvattenarbetet utifrån ovan nämnda punkter

2.2.3 Workshop 1 – Problem och målbild

Genomfördes: 19 oktober 2020

Syftet med den första och inledande workshopen var att introducera arbetet och dess frågeställningar för de närvarande samt att inventera nuläget. Fokus lades på att diskutera kommunens befintliga policy för dagvattenhantering och hur den kan utvecklas till en fungerande dagvattenplan.

Mötet inleddes med en övergripande genomgång av dagvattenproblematiken såväl nationellt som lokalt med syfte att ge gemensam kunskapsbas för alla närvarande. Diskussionerna på workshoppen kretsade därefter kring dessa frågeställningar:

• Hur berörs ni av dagvattenfrågor i ert dagliga arbete?
• Hur använder ni er av dagvattenpolicyn idag?
• Saknas något underlagsmaterial för att ni ska kunna jobba enligt policyn?
• Vad tycker du att en dagvattenplan ska innehålla för att ge stöd i arbete mot de mål som formuleras i dagvattenpolicyn?

Eftermiddagens arbete vigdes åt att gå igenom den befintliga dagvattenpolicyn och diskutera vilka arbetssätt och åtgärder som krävs/skulle underlätta för att nå dess mål.

Projektgruppen delades i tre arbetsgrupper som utifrån formulerade frågeställningar arbetar fram synpunkter och svar som de själva antecknar.

• I min drömdagvattenplan får jag svar på detta?
• Vad gör vi, och vad bör vi göra, för att uppnå målen?
• Hur kan vi jobba för att policyns mål ska uppnås?

Uppgiften var omfattande och arbetet fortsatte i respektive grupp de kommande veckorna. Färdigt material mejlades till konsulten som sammanställde svaren.

2.2.4 Workshop 2 – Ansvar och arbetsfördelning

Genomfördes: 4 december 2020

Reflektioner efter den första workshoppen visade att projektgruppens förkunskaper var varierande samt att det rådde oenighet kring syfte, mål och behov när det gällde framtagande av dagvattenplanen. Efter beslut i styrgruppen bestäms att workshop 2 skulle inledas med en kort presentation där en av medlemmarna i styrgruppen, med lång historia av dagvattenarbete inom kommunen, gick igenom tidigare genomfört arbete och politiskt fattade beslut. Detta för att ge ett ramverk till pågående och kommande arbeten.

För att ge en gemensam utgångspunkt för arbetsgruppen gavs även en övergripande föreläsning. Kristina Wilén, erfaren dagvattenkonsult från WSP, höll en föreläsning om ansvar, huvudmannaskap och de olika aktörer som är involverade när frågor om dagvatten uppstår och ska hanteras. Syftet var att ge projektgruppen god kännedom om de lagar, regler och förutsättningar som styr dagvattenarbetet. God kännedom om dessa förutsättningar låg till grund för att kunna formulera tydliga och bra strategier och en fungerande ansvarsfördelning.

Arbetsgruppernas material från föregående workshop hade sammanställts till en matris över arbetsmoment och uppgifter som ingår i kommunens hantering av dagvatten. Listan var uppdelad i tre delar där varje del motsvarade olika skeden i kommunens ansvar för dagvatten (1.planskede, 2.projektera och anlägga, 3.tillsyn, drift och underhåll). Eftermiddagen veks till arbetspass för att i grupper diskutera den sammanställda listan och lyfta de ansvar över de olika arbetsmoment som identifierats och som måste lösas för att effektivisera kommunens arbete. Frågor som diskuterades var:

• Är föreslagen ansvarsfördelning rätt, rimlig och effektiv?
• Saknas någon aktivitet?
• Saknas medverkan från någon avdelning?
• Finns frågetecken att räta ut?

Därefter genomfördes en kortare övning med fokus på underlag och arbetsmaterial som projektgruppen önskade och/eller efterlyste. Diskussionen och det material som sammanställdes samlades i en aktivitetslista. Denna övning om åtgärdsbehov för effektivt dagvattenarbete inleddes med dessa frågor;

• Vad behöver göras/tas fram (underlag, rutiner etc.) för att ni ska kunna jobba på ett effektivt sätt enligt målen?
• Fundera över vilken avdelning som är huvudansvarig för respektive aktivitet?
• Behövs medverkan från andra avdelningar?

2.2.5 Workshop 3 – Ansvar och strategier

Genomfördes 1 mars 2021

Ju mer insatta projektgruppen blev i frågeställningar kring dagvatten desto fler frågor uppstod. Efter beslut i styrgruppen bestäms att även Workshop 3 skulle inledas med en föreläsningsdel med tid till frågor och diskussion.

Anders Rydberg från WSP deltog under förmiddagen med en längre presentation om ansvar för dagvattenfrågor, vad lagen och praxis säger samt vilka möjligheter den enskilda kommunen har att agera för en hållbar dagvattenhantering. I presentationen delades bra och mindre bra exempel från andra platser och det fanns gott om tid för frågor från gruppen.

Eftermiddagen ägnades åt att jobba vidare med ansvarsfrågorna i den matris som initierades vid workshop 2. Projektgruppen fick också tillfälle att gå igenom och granska de förslag till dagvattenstrategier som konsulten formulerat utifrån det hittills sammanställda workshopmaterialet.

Efter workshopen fanns fortsatt behov för projektgruppens medlemmar att jobba med ansvarsmatrisen och de föreslagna strategiformuleringarna. Behov fanns också att stämma av det framtagna materialet inom respektive organisation/avdelning. Detta gjordes som ”läxa” efter genomförd workshop. Läxan mejlades därefter till konsulten som sammanställde och reviderade ännu en gång.

2.2.6 Workshop 4 – Genomgång av utkast

Genomfördes: 23 mars 2021

Den fjärde och sista workshopen ägnades till att gå igenom ett utkast till dagvattenplan. Målet för dagen var att arbeta igenom förslagets delar. Utkastet hade sammanställts av konsult utifrån det hittills framarbetade materialet och innehöll:

• Dagvattenplan. Principer för ett långsiktig hållbart dagvattenarbete – en textdel som formulerar de framarbetade strategierna samt förtydligar de övergripande ansvarsförhållandena.
• Ansvarsmatris – en intern ansvars- och arbetsfördelning som beskriver olika arbetsmoment och uppgifter som ingår i kommunens hantering av dagvatten.
• Aktivitetsplan – en lista på fördjupningsarbeten som identifierats under arbetet under dagvattenplanen. Aktiviteterna bedöms vara viktiga för att underlätta det fortsatt arbete.

2.3 Steg 3: Att arbeta fram en rapport

Efter att den fjärde och sista workshopen avslutats vidtog styrgruppens arbete med att färdigställa ett utkast till rapport och att därefter låta den gå på en mindre internremiss i kommunen.

Det textutkast som arbetats fram under workshopserien har succesivt fyllts på med synpunkter och inspel från arbetsgruppen. Detta material har därefter ytterligare förfinats genom styrgruppens arbete och ytterligare input från konsult. I oktober 2021 färdigställdes slutligen ett utkast som därefter lyfts för diskussion i kommunen.

Planen har tagits fram genom ett tvärsektoriellt samarbete internt inom kommunen. Därmed har dokumentet, under resans gång, fått nödvändig förankring från medverkande förvaltningar. Därför skrev styrgruppen fram ett remissmissiv med frågor om hur de enskilda nämnderna och deras förvaltningarna och avdelningarna kommer att omhänderta det arbete som i och med planens antagande kommer behöva genomföras på den operativa nivån, för att uppnå planens mål. I remissen till de olika förvaltningarnas nämnder efterfrågades därför vilka resurser som detta arbete kommer att medföra. Yttrandena från de olika nämnderna sammanställdes till en helhet för de resurser och kostnader som arbetet kommer att medföra. Till beslutet i kommunfullmäktige 16 maj 2022 fanns därför en helhetsbedömning av konsekvenser för kommunen vid ett genomförande av dagvattenplanen.

2.4 Steg 4: Budget och finansiering

Den totala budgeten för arbetet var två miljoner kronor, varav 50 procent från EU och 50 procent via medfinansiering med kommunal tjänstemannatid. Inom arbetet har så här långt 900 000 kronor arbetats upp. Återstår gör 1 100 000 kronor. Kommunen har ansökt om och beviljats att fortsätta sitt arbete inom LIFE IP Rich Waters till juni 2024.

3. Dagvattenplan, aktivitetsplan och ansvarsmatris

Den 2022-05-16 antog kommunfullmäktige en dagvattenplan för Enköpings kommun som ska utgöra ett styrdokument för hantering av dagvatten. Utöver det av fullmäktige beslutade dokumentet har projektet även tagit fram en aktivitetsplan och en ansvarsmatris för dagvattenarbetet i kommunen. Dessa två dokument är stöddokument som ska hjälpa kommunen att efterleva strategierna i dagvattenplanen.

Aktivitetsplanen påbörjades under arbetets gång och är en lista av aktiviteter som kan vara utgångspunkt för den handlingsplan för dagvattenarbetet som bör arbetas fram. Aktivitetsplanen kan ses som ett embryo för vidare arbete.

För ytterligare stöd formulerades även en intern ansvars- och arbetsfördelning. I den beskrivs olika arbetsmoment och uppgifter som ingår i kommunens hantering av dagvatten. Ansvarsmatrisen antas inte politiskt och kan därför ändras i takt med att dagvattenarbetet på kommunen konkretiseras och omformas.

Genom framtagande av de tre dokumenten:

• Dagvattenplan – ett politiskt beslutat styrdokument för dagvatten
• Aktivitetsplan – en aktivitetsplan för fortsatt arbete
• Ansvarsmatris – en intern ansvars- och arbetsfördelning

bedöms kommunen ha tagit ett stort kliv i riktning mot att strukturera dagvattenarbetet och därmed uppnå ett hållbart vattenarbete.

3.1 Effekter i miljön, ökad kunskap och nya arbetssätt

Beslutet att anta dagvattenplanen innebär starten på ett långsiktigt och strukturerat arbete för en hållbar dagvattenhantering i Enköpings kommun.

För att dra ytterligare lärdomar från projektet och till fullo kunna se effekterna av det genomförda arbetet bör strategin och implementeringen följas upp om ytterligare ett par år. (Läs mer under rubrik Fortsättning/After LIFE)

Effekter på miljön och statusen på kommunens vattenförekomster, såväl som effektiviteten i arbetssätt, är sådant som väntas bli märkbart först på sikt. Redan under arbetet har dock projektgruppens medlemmar noterat en ökad kunskap om och delaktighet i det kommunala dagvattenarbetet. (Läs mer under rubrik Enkäter) Ökad kunskap inom den projektgrupp som arbetat fram dagvattenplan kan resultera i ändrade arbetssätt, nya kontaktytor och bättre samordning internt. I liten skala kan detta även ge positiva effekter som sen kan sprida sig som ringar på vattnet. Exempelvis så svarade 86 procent av de tillfrågade att dagvattenplanen kommer att vara ett bra stöd i tjänstemännens fortsatta arbete med dagvattenfrågor inom kommunen. Vidare sade 57 procent att dagvattenplanen kommer att bidra till uppsatta hållbarhetsmål och renare vatten (43 procent svarade vet ej).

Genom att denna utvärdering tydliggör de metoder, arbetssätt och konkreta åtgärder som utvecklats inom arbetet med dagvattenplanen finns förhoppning om att andra organisationer på sikt kan dra nytta av erfarenheter och lärdomar.

4. Enkäter och djupintervjuer

Här sammanställs material från enkäter och djupintervjuer. Materialet ligger sen till grund för de lärdomar som presenteras i kapitel 5. Enkätstudien och djupintervjuerna hade sin utgångspunkt i vattenplanering.se och Länsstyrelsen Stockholm/LIFE IP Rich Waters bidrog med kloka inspel inför djupintervjuerna.

4.1 Enkät

Det övergripande syftet med enkäter och intervjuer har varit att ta reda på hur bra processen blivit genomförd, vad vi kunde gjort annorlunda och vilka de återstående utmaningarna är.

Under sommaren 2021, då projektgruppens insats i arbetet avslutats och ett tidigt utkast till dagvattenplan fanns, sändes en enkät ut till projektgruppen samt berörda förvaltningschefer. Introduktionen till enkätutskicket formulerades så här:

---

Mellan oktober 2020 och april 2021 har en projektorganisation hos Enköpings kommun samarbetat för att ta fram en dagvattenplan.

Arbetet har genomförts med utgångspunkt i fyra workshops under ledning av konsult från WSP. Mellan dessa workshoptillfällen har internt arbete bedrivits i interna arbetsgrupper hos kommunen. 

Du får denna enkät för att du varit en av deltagarna i projektgruppen. Syftet med enkäten är att dokumentera erfarenheter från projektet till nytta för andra liknande projekt framöver. Dina synpunkter är därför viktiga!

Tack för att du tar dig tid att svara!

---

Enkätfrågorna kretsade kring deltagarnas upplevelse av workshopens genomförande samt nyttan av såväl arbetet som slutresultatet. Lova Lind, som jobbar med LIFE IP Rich Waters för Vattenmyndigheten för Norra Östersjöns vattendistrikt, bistod i arbetet med att formulera frågorna och att administrera det digitala enkätutskicket. Efter avslutad svarstid hade 14 svar inkommit.

4.1.1 Enkätresultat – en sammanfattning

Samtliga svarande anger att det varit tydligt för dem vad som är syftet med att ta fram en dagvattenplan.

Generellt uppfattar de allra flesta svarande att projektet haft stöd i organisationen. Dagvattenplanen bedöms vara till nytta för Enköpings kommun och bidra till ett effektivare arbete i kommunen. Kring det sistnämnda finns dock många som svarar ”vet ej” med kommentar att det är avgörande hur implementeringen av planen sker och hur dedikerat kommunen avser att arbeta enligt den.

Angående workshopserien och arbetssättet ges ”höga betyg” åt upplägget och genomförandet. Några påpekar att tiden ibland var för knappt samt att visst underlag var svårt att använda och tolka. Det efterfrågas också tips på hur frågorna skulle kunnat förankras hos avdelningarna mellan respektive workshop. På frågan om hur projektet för framtagande av dagvattenplan kunnat bli bättre lämnades dessa fria svar:

• Jag skulle nog vilja få ett mer konkret slutresultat. Att det tydligt framgår vad som ska göras nu och av vem. Det är fortfarande en ganska lång process till faktiskt genomförande, tycker jag.
• Det hade varit bra med tydligare instruktioner inför grupparbeten och hemläxor. De underlag och matriser vi jobbade med var ganska svårtolkade.
• För att dagvattenplan ska bli så effektiv som möjligt behöver hantering av dagvatten göras redan från källan såsom åtgärder av takytor nya och befintliga ytor samt fördröjande åtgärder vid exempelvis parkeringsytor.
• Bra med inblandning från alla håll i kommunen. Verkar vara det. Förankringen ledningsvägen hos kommunen så att det blir styrande för arbetet som omfattar dagvatten.
• Jag tror det hade behövts tydligare delegering till avdelningarna där man skulle ha tvingats formulera och redovisa både strategier och aktiviteter. Alla blev delaktiga genom gruppövningarna men inte lika tydligt i framtagandet av dokumenten. Det hade också varit bra om det redan från början hade varit tydligt vilka dokument som skulle tas politiskt då det var mycket otydlighet kring detta under hela processen.

4.2 Djupintervjuer

För att ta fram ett underlag som ger Enköpings kommun lite mer ”kött på benen” och för att kunna dra djupare slutsatser har kommunen låtit djupintervjua tre deltagare i projektet. De tre personerna valdes utifrån en spridning inom den kommunala förvaltningen. Nedan återges delar av de tre intervjuerna.

Vad tycker du funkar bäst i processen med att ta fram dagvattenplan? Vad har funkat mindre bra?

Denna frågeställning innehöll många olika vinklingar och svar. Generellt såg man positivt på projektets genomförande. Där flera framhöll att projektet bidragit till att skapa ett engagemang för frågorna från de förvaltningar som varit representerade i projektet. Det har också varit tydligt att det finns ett behov av arbetet för att vi ska kunna nå en hållbar utveckling.

Några citat från intervjuerna som bekräftar detta är

• ”På det hela har arbetet gått bra. Nu är det lite upp till bevis att vi ska arbeta efter planen och strategierna vi har tagit fram”.
•   ”Man upplever att det finns en förändrad stämning för de här frågorna inom tjänstemannaorganisationen och att kommunen som helhet pratar mer dagvatten än tidigare”.
• ” Jag tror att arbetet med dagvattenplanen verkligen bidragit till att dagvattenfrågan är så central som den är i andra projekt på kommunen.  Jag tror inte att dagvattenfrågan hade varit lika stor för några år sedan”.

Att ha en extern konsult som stöttar och vägleder kommunen fram genom processen har varit bra. Också bra att man ”ropade” av deltagande från de personer sågs som nödvändiga för att ta fram planen.

Något som fungerat mindre bra till exempel att pandemin slog till precis när projektet kommit i gång. Detta medförde att vi fick genomföra digitala möten framför att träffas fysiskt. Det har varit speciellt att ha teams-möten vilket ger särpräglade dialoger så som det blir digitalt. Samspelet i fysiska möten blir bättre.

Mindre bra upplevdes även att man trodde att detaljnivån på dagvattenplanen skulle vara djupare och att man exempelvis skulle kommit närmare effekterna i miljön. Detta arbete kvarstår

Flera av de intervjuade upplevde att det rådde tidsbrist mellan workshops och under revideringen av utkast till plan. Det framkommer också att det här delvis är en tids- och resursfråga att kunna vara med i den här typen av projekt.

Är det något specifikt som du lärt dig av framtagandet av dagvattenplanen som du kommer ha användning för i framtida arbete?

Flera lärdomar har vi dragit av projektets genomförande. Hur lång tid det tar att tillsammans arbeta igenom och förankra den här typen av arbete. ”Det är nog insikten om att det tar tid. Att det är lätt att sitta på sin kammare och tycka om vad andra ska göra inom sina arbetsområden. Men förankringen, det gemensamma arbetet och den gemensamma resan är ju viktig för att nå samsyn och den tar tid”.

Någon tycker också att själva framtagandet av dagvattenplanen men också mer generellt har projektet genererat mer kunskap om vatten inom den kommunala förvaltningen.

Finns en tydlig ansvarsfördelning för vattenfrågorna inom kommunen i dagsläget? Förstår medlemmar i olika delar av kommunen sina roller, sitt förväntade bidrag och uppdrag i arbetet med vattenfrågor? Har arbetet med att ta fram dagvattenplanen förändrat detta?

Svaret på frågan blir nja. I grunden finns det en ansvarsfördelning, men hur känner de olika delarna inom kommunen till denna? De förväntningar som förvaltningar och avdelningar har på varandra för denna fråga varierar. De är inte tydligt förankrade och utredda inom förvaltningsarbetet och upplevs i viss mån vara kopplad till en arbetskultur inom och mellan förvaltningarna. Delvis upplevs att förvaltningarna kommit närmare varandra av att arbeta med att ta fram dagvattenplanen.

Finns en samsyn kring var man är på väg nu efter arbetet med att ta fram dagvattenplanen? Vad saknas/Hur har den samsynen uppstått?

Det upplevs att det finns en samsyn både under själva projektet men också efter projektets slut. Diskussionerna om dagvatten är mer etablerad idag jämfört med tidigare och med framtagande av handlingsplaner i steg två tror deltagarna på en  kulturförflyttning för den här frågan.

Frågorna om dagvatten kommer även ifrån andra håll än från dagvattenplanen, exempelvis i samband med remisser för detaljplaner. ”Jag tror att arbetet med dagvattenplanen verkligen bidragit till att dagvattenfrågan är så central som den är i andra kommunaktuella projekt.  Jag tror inte att dagvattenfrågan hade varit lika stor för några år sedan”.

5. Uppföljning och utvärdering

Nedan listas de arbetsmoment och aktiviteter som genomförts under framtagandet av dagvattenplanen samt de lärdomar de gett. Avsnittet är uppdelat så att de olika stegen i genomförandet och lärdomarna beskrivs under egen rubrik. Här görs reflektioner över arbetssättet under projektet och de uppnådda resultaten. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra?

En utvärdering behöver ske i rätt tid under arbetet. Det går till exempel inte att utvärdera effekten av en åtgärd under själva genomförandefasen, däremot går det att göra utvärdering på mindre delar av arbetet, till exempel; hur fungerade framtagandet av dagvattenplanen, trots att slutresultatet inte är på plats.

5.1 Viktiga lärdomar

Lärdomarna innehåller de framgångsfaktorer och svårigheter som noterats under arbetet. Lärdomarna bygger på reflektion och diskussion vid de återkommande avstämningar som styrgruppen och konsulten haft för att säkerställa att arbetet går i önskad riktning. Lärdomarna baseras också på den muntliga feedback som projektgruppen delade med sig av efter den fjärde och avslutande workshopen. Efter avslutad workshopserie har även en enkät sänts ut till projektgruppen, resultaten därifrån bidrar också till lärdomarna.

5.1.1 Idé och förankring

2013 påbörjade kommunen ett arbete med att ta fram en dagvattenplan. Arbetet landade då i en dagvattenpolicy. Det fanns då en förväntan som den totala kommunala förvaltningen inte delade. Styrgruppen som då ledde arbetet var inte heltäckande för det kommunala ansvarsområdet för dagvatten. Det saknades också en tydlig målbild av vad projektet skulle leverera. En ansvarsfördelning arbetades fram i text, kompletterades senare med en matris, men denna fick aldrig en gemensam förankring.

Arbetet med målformuleringarna var trots allt en stor del av projektet och det låg många diskussioner och tankar bakom. Även om endast dessa beslutades tog man ett stort kliv framåt i de kommunala dagvattenfrågorna med denna policy. Det beslutades efter detta att en kommunövergripande dagvattenutredning var ett lämpligt nästa steg för att komma vidare i processen. Detta arbete pågick under några år och rapporten var klar 2018.

Man har på tjänstemannanivå ändå saknat tydligare riktlinjer för arbetet med dagvatten, inte minst i form av en förvaltningsövergripande ansvarsfördelning. Enköpings kommun tog därför beslutet att upphandla en konsult för att få hjälp med att arbeta fram en dagvattenplan.

5.1.2 Förberedelser (från steg 1 i kapitel 3)

Vad har fungerat bra?

• Uppskattat att ha med en oberoende konsult som neutral processledare.
• Bra att skapa förvaltningsövergripande organisation innan arbetet påbörjas. Medlemmarna i arbetsgruppen hade då fått tydligt mandat och avsatt tid för arbetet med dagvattenplanen.
• Kommunens styrgrupp formades med en bra sammansättning av personer med mandat och kunskap om såväl organisation som sakfrågan.
• Handboken för strategisk kommunal vattenplanering var relevant och gav tydlig vägledning, men alla steg som beskrevs i vattenplaneringsprocessen var inte användbara för detta projekt som endast omfattade en begränsad del av den kommunala strategiska vattenplaneringen. 

Vad har fungerat mindre bra?

• Tidplanen för arbetet med dagvattenplanen var begränsad till sex månader och fyra workshops. Arbetet med att ta fram ett kommunalt strategidokument kräver förankring och diskussion som tar mycket tid. Projektdeltagarna upplevde att tiden var knapp.
• Flera kommunala kompetenser/enheter skulle kunna varit representerade i projektgruppen, exempelvis borde det kommunala bostadsbolaget varit med.
• Handboken för strategisk kommunal vattenplanering kunde ingått som inläsningsmaterial för arbetsgruppen för att skapa bättre förståelse för den omfattande process som kommunal vattenplanering innebär. Särskilt fokus kunde då lagts vid checklistan som ger ett bra koncentrat av frågeställningar och perspektiv.

5.1.3 Workshops (lärdom från steg 2 i kapitel 3)

Vad har fungerat bra?

• Workshop-form är en effektiv metod för att på kort tid samla information från en mängd olika personer/frågor och ger utrymme till diskussion och förståelse för olika synsätt.
• Konsultens genomförandeplan för workshoparnas upplägg, som presenterades i anbudet, var flexibel. Efter varje workshop planerades nästa workshops innehåll utifrån frågor och behov som uppkommit vid mötet. Planeringen gjordes av konsulten och styrgruppen tillsammans. Denna flexibilitet var en styrka.
• Medlemmarna i arbetsgruppen fick uppgifter att arbeta med mellan workshoptillfällena. Detta arbete skulle gärna bedrivas tillsammans med kollegor från den egna avdelningen och därigenom bidra till förankring av dagvattenplanen.
• Medlemmarna i arbetsgruppen uppfattade att det var positivt att få tid till att ägna sig åt diskussioner och kunskapshöjande arbete kring dagvatten. Exempelvis hölls några inledande pass som allmänt beskrev dagvatten i kommunal verksamhet och lagstiftning.
• Mötet med kollegor från andra avdelningar har varit uppskattat.

Vad har fungerat mindre bra?

• Förkunskaperna i arbetsgruppen varierade och initialt kände inte alla medlemmar ägandeskap och engagemang i dagvattenfrågan.
• Projektgruppen hade önskat metodstöd för hur innehåll och arbetsmaterial skulle förankras hos avdelningskollegor.
• Vissa medlemmar i arbetsgruppen hade arbetat en längre tid på kommunen och var märkta av att tidigare dagvattenarbete inte lett fram till önskat resultat. Att fånga upp och adressera detta var viktigt för att inte sänka motivationen i arbetsgruppen.
• Fyra halvdagars workshops upplevdes som kort tid för att behandla stora och komplexa frågor. Tiden räckte inte riktigt till.
• Att genomföra digitala workshops kändes begränsande för arbetet.
• Workshopsmaterialet uppfattades som något tungarbetat och komplicerat. Ambitionen med dess workshopar kan ha varit för omfattande. Att identifiera och bena ut ansvarsorganisationen inom kommunen, och samtidigt formulera strategier, var möjligen en för hög ambition för vad som är möjligt inom fyra workshops.

5.1.4 Arbeta fram en rapport

Vad har fungerat bra?

• Tidplanen lämnade gott om tid efter genomförda workshops till arbete med att göra finjusteringar i dokumentet innan antagande i kommunfullmäktige.

Vad har fungerat mindre bra?

• Otydliga regelverk i dagvattenfrågan har gjort att ansvarsfördelningen i det kommunala arbetet fortsatt upplevs som otydlig. Det framtagna materialet upplevs inte vara det stöd som vissa i projektgruppen önskat.

5.1.5 Avslut och implementering

Den politiska förankringen av arbetet har genomförts inom ordinarie nämndprocess med formell remiss där medverkande nämnders förvaltningar har ombetts besvara remissen. Eftersom de olika förvaltningarna medverkade i framtagandet av planen utgick kommunen från att yttrandena inte kom att handla om synpunkter på planens innehåll. Därför styrdes remissen till att de olika nämnderna skulle beskriva hur genomförandet av planen skulle påverka kostnaderna kopplat till tid och pengar. Deltagande nämnder lämnade därför in yttranden som berättade hur mycket planens genomförande kommer att kosta i form av arbetstid och pengar. I kommunfullmäktiges beslut från maj 2022 finns därför en förväntan om att planens genomförande kommer att resultera i en fördyring av nämndernas arbete med dagvatten.

Vad har fungerat bra?

• Det finns nu en förståelse från politiken att kommunens förvaltningar att vidare arbete med dagvatten kommer att kosta i form tid och pengar.

Vad har fungerat mindre bra?

• En viktig lärdom som kommunen tar med sig är att när man ska medverka i liknande projekt där flera olika förvaltningar samarbetar, måste man etablera en stödorganisation med ekonomer, kommunikatörer med mera för att kunna möta administrationen på ett mer effektivt sätt än vad som nu gjorts.

5.2 Blev det som vi tänkt oss?

Den dagvattenpolicy som dagvattensatsningen 2015 resulterade i blev startskottet för kommunens dagvattenresa. Nu har man också en dagvattenplan som är beslutad av politiken, som innehåller fördjupade strategier för hur Enköpings kommun ska nå de övergripande målen. Nu återstår det arbete med att ta fram handlingsplaner för respektive avdelning, till vilken även en ansvarsfördelning ska kopplas. Parallellt med att handlingsplanerna tas fram pågår ett arbete med att etablera processen för hur planerna ska komma att genomföras. Det är ett komplicerat arbete som består av många personer, avdelningar och förvaltningar och där arbetskulturen i sig själv också är en faktor som påverkar hur framgångsrikt arbetet blir.

En viktig lärdom som Enköpings kommun tar med sig från arbetet är insikten om hur strategiska styrdokument ska formuleras och beslutas. Vilka dokument behövs för den här typen av arbete och hur förhåller de sig till varandra i hierarkin? Sammanfattningsvis kan man konstatera att det arbete som lagts ned banat väg för den dagvattenplan som nu är beslutad. Insikten att det tar mycket tid, både för tjänstemän och att det tar tid att fundera och förankra. Kommunen har tagit beslut om att och att man behöver ta fram mer detaljerade handlingsplaner vilket kommer att bidra till att Enköping står bättre rustad för framtiden.

6. Fortsättning/After LIFE

I och med att planen antagits i kommunfullmäktige finns nu en förväntan på att de kommunala förvaltningarna ska leverera i denna fråga och det finns en förståelse för att detta kommer att kosta i form av tid och resurser, dvs pengar. När Enköpings kommun nu har den övergripande styrningen från politiken behöver de kommunala förvaltningarna kavla upp ärmarna och ta fram handlingsplaner för genomförandet av dagvattenplanen. Handlingsplanerna blir en viktig pusselbit i implementeringen av dagvattenplanen men minst lika viktigt kommer det att bli att få till en övergripande styrning av dagvattenfrågan och att landa den interna processen som måste till för att dagvattenplanen ska aktiveras.

Dagvattenplanen ska nu implementeras och användas som stöd i det dagliga kommunala arbetet. I en förlängning (2024-06-30) av arbetet ska vi gå från ”ord till handling”. Där den dagvattenplan som nu är beslutad ska brytas ned på avdelningsnivå i konkreta handlingsplaner. Ansvarsmatrisen och det embryo till aktivitetsplanen som också tagits fram inom projektet ska knådas vidare och ligga till grund för kommande års verksamhetsplanering i Enköping.

Under 2023 kommer Enköpings kommun arbete vidare med aktivitetsplanen och ansvarsmatrisen, där varje berörd avdelning kommer att ta fram handlingsplaner för dagvatten och även arbeta med ansvarsmatrisen. Vidare har kommunen också beslutat att genomföra kunskapshöjande insatser samt arbeta för att ta fram riktvärden för dagvattenutsläpp. Som en del i detta vidare arbete kommer också effektmålen att behöva hanteras för att uppnå strategierna i dagvattenplanen.

För att till fullo kunna analysera det genomförda arbetet och följa dess betydelse för såväl verksamheternas arbete som miljöns status måste ytterligare tid passera. Det är alltså först efter några år som de långsiktiga resultaten av arbetet går att följa upp.

6.1 Så ser det fortsatta arbetet ut

Dagvattenplanen behöver utvecklas och fördjupas genom komplettering med en rad stöddokument i form av kompletterande riktlinjer, rutinbeskrivningar, checklistor och övriga handläggarstöd som förtydligar det interna arbetssättet.

I aktivitetsplanen som tagits fram föreslås att en checklista för årlig uppföljning av dagvattenarbetet tas fram. I Enköpings kommuns dagvattenpolicy (2015) framgår att policyn ska revideras en gång per mandatperiod. Genom dessa aktiviteter ges möjlighet att följa upp arbetet systematiskt och att göra nödvändiga justeringar.

Enköpings kommun kommer att behöva etablera en organisation som tar emot dagvattenplanen och genomför den. En organisation som samordnar dagvattenarbetet samt förvaltar och kontinuerligt uppdaterar dagvattenplanens olika delar. Ambitionen är att den projektgrupp som tagit fram planen kommer att vara mottagaren och dem som kommer att övervaka att planen genomförs.

En ytterligare återstående arbetsinsats för att säkerställa att dokumentet får väntad funktion är att kommunicera såväl dokumentets som vattenarbetets existens och syfte. Det är en fördel att tidigt inkludera kommunikationsenheten på kommunen för att få hjälp med att synliggöra och skapa acceptans för vattenarbetet. Att kommunicera dagvattenplanen till allmänheten påbörjas efter att den antagits i fullmäktige, om det inte påbörjats tidigare. Arbete med kommunikation finns med som en del av aktivitetsplanen. Med utgångspunkt i den arbetsprocess som beskrivs i Handboken för strategisk kommunal vattenplanering så påbörjas nu stegen kartlägga och prioritera, följt av steget genomföra ochtill sist följa upp. Därefter tas beslut om och hur nya krafttag för det kommunala dagvattenarbetet ska motiveras.